SUMIF function in Microsoft Excel

അക്കൗണ്ട്സിലും മറ്റും ജോലി ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് പ്രത്യേകിച്ചും ഏറെ ഉപകാരപ്രദമായേക്കാവുന്നവയാണ്‌ Excel-ലെ എല്ലാ functions-ഉം. ചില functions-ഉം ചില commands-ഉം കാണുമ്പോള്‍ എനിക്ക് സംശയം തോന്നിയിട്ടുണ്ട് ഇതൊക്കെ ആര്‍ക്കെങ്കിലും ഉപകാരം വരുമോ എന്ന്‌. പക്ഷേ അങ്ങിനെ എനിക്ക് തോന്നിയിട്ടുള്ള പലതും പിന്നീട് എനിക്ക് ഉപയോഗിക്കേണ്ടി വന്നിട്ടുണ്ട്.

SUMIF. ഇത് ഒരു condition-ന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഒരു range-ലെ numbers-ന്റെ sum കാണുന്ന function ആണ്‌.

SUMIF നമുക്ക് എങ്ങിനെയൊക്കെ പ്രയോജനപ്പെടുത്താം ?

കൊടുത്തിരിക്കുന്ന ചിത്രങ്ങളിലെ ഉദാഹരണങ്ങള്‍ (വിശദീകരണം സഹിതം) നോക്കി മനസ്സിലാക്കുക. വലരെ എളുപ്പമാണ്‌ എന്നാണ്‌ എന്റെ ഊഹം. എന്തെങ്കിലും സംശയം തോന്നിയാല്‍ comments-ലൂടെ ചോദിക്കാവുന്നതാണ്‌.

ഉദാഹരണം 1

ഈ function-ലേക്ക് നാം കൊടുക്കേണ്ടത് മൂന്ന് information ആണ്‌.

1.  Range - നമ്മുടെ Key Data ഉള്ള range ആണിത്‌.

2. Criteria - ഏത് condition-ന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ്‌ SUM കാണേണ്ടത് എന്ന്‌.

3. Sum_Range - Total കാണേണ്ട Range

അതായത് 1-ലെ range-ല്‍ find ചെയ്യുന്ന data-ക്ക് നേരേ ഉള്ള 3-ലെ  range-ലെ data-യുടെ sum കാണുന്നു.

അല്പം കൂടി വിശദമാക്കിയാല്‍ ഒന്നാമത്തെ ഉദാഹരണത്തില്‍: ഒന്നാമത്തെ Range-ല്‍ (C3:C8), *blt എന്ന condition ശരിയായി വരുന്ന items കണ്ടെത്തുന്നു,എന്നിട്ട് അതില്‍ ഓരോന്നിന്റെയും നേരേ രണ്ടാമത്തെ  Range-ല്‍ (D3:D8) ഉള്ള  values-ന്റെ (stock-ന്റെ) Total  കാണുന്നു. അത് function-ന്റെ result-ആയി display ചെയ്യുന്നു.

ഉദാഹരണം 2

* ? എന്നീ operators ഉപയോഗിച്ച് ഫലപ്രദമായ conditions എങ്ങിനെ ഉണ്ടാക്കാമെന്ന് കൂടി നോക്കാം. ഇവ മറ്റു പല commands-ലും ഉപയോഗം വരും.

* and ? Operators

Here * is the star. 

Find ചെയ്യേണ്ട value-ല്‍ ഏതെങ്കിലും ഭാഗത്തെ അക്ഷരങ്ങള്‍ നമുക്ക് അറിയില്ലായെങ്കില്‍ അവയ്ക്ക് പകരം *(asterisk) ഉപയോഗിക്കാം. * ചിഹ്നം എത്ര അക്ഷരങ്ങള്‍ക്കും പകരം നില്‍ക്കും.

ഇനിയിപ്പോള്‍ കൃത്യമായി എത്ര അക്ഷരങ്ങളാണുള്ളതെന്ന് നമുക്കറിയാമെങ്കില്‍ അത്രയും തവണ ? ഉപയോഗിക്കാം. ഉദാ:നമുക്ക് സെര്‍ച്ച് ചെയ്യേണ്ടത് Rahul എന്ന പേരാണ്, ആ പേര്‌ നമുക്ക്  ഓര്‍മ്മയുള്ളത് 5 അക്ഷരങ്ങളുള്ള വാക്കാണ്‌ എന്നും ആദ്യത്തെ അക്ഷരങ്ങള്‍ Ra എന്നാണെന്നും ആണെങ്കില്‍, നമുക്ക് സെര്‍ച്ച് criteria  ആയി  Ra??? എന്ന് കൊടുക്കാം. അതായത് അറിയാത്ത ഓരോ അക്ഷരത്തിനും പകരം ഓരോ ? സിംബല്‍ കൊടുക്കുന്നു.

criteria-യ്ക്ക് കൂടുതല്‍ ഉദാഹരണങ്ങള്‍

criteria എപ്പോഴും double inverted commas-നുള്ളില്‍ വേണം കൊടുക്കാന്‍, അല്ലെങ്കില്‍ പണി കിട്ടും, error messages !!

">=55" :: 55-ന്‌ തുല്യവും, വലുതുമായ സംഖ്യകളെ കണ്ടെത്തും "=0" പൂജ്യത്തിനു തുല്യമായവയെ കണ്ടെത്തുന്നു

"*hul" :: hul-എന്ന്‌ അവസാനിക്കുന്ന വാക്കുകള്‍ കണ്ടെത്തുന്നു

"ra??n"     :: ra-എന്ന് തുടങ്ങി, അതിനു ശേഷം ഏതെങ്കിലും രണ്ടക്ഷരങ്ങള്‍ക്ക് ശേഷം n-എന്ന് വരുന്ന വാക്കുകള്‍ കണ്ടെത്തുന്നു. (?? - സൂചിപ്പിക്കുന്നത് നമുക്ക് രണ്ട് അക്ഷരങ്ങള്‍ ഏതാണെന്നറിയില്ല എന്നാണ്‌, പക്ഷേ ഒരു കാര്യം ഓര്‍ക്കുക നമുക്ക് അറിയാത്ത അക്ഷരങ്ങളുടെ എണ്ണത്തിന്റെ കാര്യത്തില്‍ ഉറപ്പുണ്ടായിരിക്കണം, വെറും ഊഹമാണെങ്കില്‍ * തന്നെ ഉപയോഗിക്കുക. ഇനിയിപ്പോള്‍ രണ്ടക്ഷരങ്ങളല്ല ഇംഗ്ലീഷിലെ ഒരു അക്ഷരവും അറിയാത്തവര്‍ക്കും * ഉപയോഗിക്കാം, പുള്ളിക്കാരന്‍ സോഷ്യലിസ്റ്റാ.... ;-)

Microsoft Excel Advanced Lessons

ആമുഖം

മൈക്രോസോഫ്റ്റിന്റെ എം.എസ്-എക്സല്‍ എന്ന സോഫ്റ്റ് വെയര്‍ വിശ്വപ്രസിദ്ധവും ഏറെ കാര്യക്ഷമവും ആണ്‌ എന്ന കാര്യത്തില്‍ ആര്‍ക്കും അഭിപ്രായ വ്യത്യാസം കാണില്ല. അതില്‍ അവര്‍ വരുത്തുന്ന കാലാനുസൃതമായ വ്യത്യാസങ്ങളും അഭിനന്ദനീയമാണ്‌. ഇവിടെ എക്സല്‍ എന്ന സ്പ്രെഡ് ഷീറ്റ് പ്രോഗ്രമിലെ അല്പം advanced ആയ topics ആണ്‌ വിശദീകരിക്കുന്നത്. ദിവസം ഒരു പോസ്റ്റ് എന്ന നിലയില്‍ ചെയ്യാന്‍ കഴിയുമോ എന്നറിയില്ല. സ്വാഭാവികമായും നിങ്ങളുടെ പ്രോത്സാഹനമായിരിക്കും എന്റെ പ്രചോദനം.
എക്സല്‍ മാത്രമല്ല എനിക്ക് അറിവുള്ള മറ്റു പല പ്രോഗ്രാമുകളുടെയും പ്രാധാന topics ഇവിടെ കൊണ്ടു വരണമെന്നുണ്ട്. അതെല്ലാം പിന്നാലെ. എല്ലാവരുടെയും ആശീര്‍‌വാദം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു.

തുടക്കം അതിലെ FUNCTIONS ആണ്‌. പിന്നാലെ പുതിയ വെര്‍ഷനുകളിലെ പ്രധാന വ്യത്യാസങ്ങളും പ്രതിപാദിക്കാം എന്നു കരുതുന്നു.

അപ്പോ തുടങ്ങാം അല്ലേ ?
ആദ്യം നമുക്ക് IF എന്ന ഫങ്ഷന്‍ നോക്കാം. അതിന്റെ സിന്റാക്സ് (Syntax) ഇങ്ങനെയാണ്‌.
=IF (condition, condition ശരിയാണെങ്കില്‍ എന്ത് calculation ചെയ്യണം, condition ശരിയല്ലെങ്കില്‍‍ എന്ത് calculation ചെയ്യണം)

ഉദാ :=IF (A1>0,"Greater","Less") ഇവിടെ A1 എന്ന cell-ല്‍ ഉള്ള സംഖ്യ 0-നെക്കാള്‍ വലുതാണെങ്കില്‍ റിസള്‍ട്ട് Greater എന്നും, 0-നെക്കാള്‍ വലുതല്ല എങ്കില്‍ റിസള്‍ട്ട് Less എന്നും ആയിരിക്കും. റിസള്‍ട്ട് ലഭിക്കുന്നത് നമ്മള്‍ ഫോര്‍മുല ടൈപ്പ് ചെയ്ത സെല്ലില്‍ തന്നെ ആയിരിക്കും.

ഇത് സാധാരണ ഫോര്‍മുല ആണ്‌, അല്പം എളുപ്പമുള്ളത്. നമുക്ക് ഇതില്‍ കൂടുതല്‍ conditions നല്‍കാന്‍ കഴിയും, അതായത് ഒന്നില്‍ കൂടുതല്‍ conditions.

ഉദാഹരണത്തിന്‌ ഒരു കുട്ടിയുടെ മാര്‍ക്ക് നോക്കി ഡിസ്റ്റിംഗ്ഷന്‍, ഫസ്റ്റ് ക്ലാസ്, സെക്കന്റ് ക്ലാസ്, തേഡ് ക്ലാസ്, ഫെയില്‍ എന്നിവയില്‍ ഏതാണെന്ന് ചെക്ക് ചെയ്യുന്ന ഒരു ഫോര്‍മുല നോക്കാം.
ഇവിടെ വേണ്ട ചെക്കിംഗ് ഇങ്ങനെയാണ്‌ :
480-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണെങ്കില്‍ ഡിസ്റ്റിംഗ്ഷന്‍
360-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണെങ്കില്‍ ഫസ്റ്റ് ക്ലാസ്സ്
300-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണെങ്കില്‍ സെക്കന്റ് ക്ലാസ്സ്
210-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണെങ്കില്‍ തേഡ് ക്ലാസ്

നാം താഴെ നിന്നും ആരംഭിച്ചാലോ :
ആദ്യം 210-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണോ എന്ന്‌ പരിശോധിച്ചാല്‍ ഒരു കുഴപ്പമുണ്ട്, ബാക്കി എല്ലാ ക്ലാസ്സുകളും 210-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണ്‌. അപ്പോള്‍ എത്ര മാര്‍ക്കുണ്ടെങ്കിലും 210-ന്‌ മേല്‍ മാര്‍ക്കുള്ള എല്ലാവര്‍ക്കും ഡിസ്റ്റിം‌ഗ്‌ഷന്‍ ആണെന്ന് വരും. അതുകൊണ്ട് നമുക്ക് ആദ്യം ഏറ്റവും വലിയ സംഖ്യയില്‍ നിന്നാരംഭിക്കാം.

മാര്‍ക്ക് എന്റര്‍ ചെയ്തിരിക്കുന്ന സെല്‍ D3 ആണെന്ന് സങ്കല്പ്പിക്കുന്നു.=IF(D3>=480,"Distinction",IF(D3>=360,"First Class",IF(D3>=300,"Second Class",IF(D3>=210,"Third Class","Failed"))))



ചിത്രത്തില്‍ 1 എന്ന് മാര്‍ക്ക് ചെയ്തിരിക്കുന്ന ചെക്കിംഗ് ശരി അല്ലയെങ്കില്‍ മാത്രം 2-ലേക്ക് പോകുന്നു, അതും ശരിയല്ലെങ്കില്‍ മാത്രം 3-ലേക്ക് പോകുന്നു. 3 ശരിയല്ലെങ്കില്‍ മാത്രം 4-ലേക്കും ഒടുവില്‍ 4 ശരിയല്ലെങ്കില്‍ മാത്രം അവസാന ഓപ്‌ഷനായ "Failed" വരുന്നു. ഏതെങ്കിലും ഒരു ചെക്കിംഗ് ശരിയാണെങ്കില്‍ അതിന്‌ തൊട്ടു ശേഷം കൊടുത്തിരിക്കുന്ന value ഉത്തരമായി വരുന്നു. അതായത് 1 എന്ന condition ശരിയാണെങ്കില്‍ Distinction എന്ന് ഫോര്‍മുല ടൈപ്പ് ചെയ്തിരിക്കുന്ന സെല്ലില്‍ വരുന്നു.

അല്പ്പം കൂടി വിശദമായി:

480-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണെങ്കില്‍ "Distinction" എന്ന് ഫോര്‍മുല ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്ന സെല്ലില്‍ വരും. 480-ല്‍ കൂടുതല്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ചെയ്യേണ്ടുന്ന calculation-ന്റെ സ്ഥാനത്ത് ഇവിടെ മറ്റൊരു IF തുടങ്ങുന്നു. അതായത് മാര്‍ക്ക് 480-ല്‍ കൂടുതല്‍ അല്ലെങ്കില്‍ 360-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണോ എന്ന് ചെക്ക് ചെയ്യുന്നു.

360-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണെങ്കില്‍ - "First Class" എന്ന് ഫോര്‍മുല ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്ന സെല്ലില്‍ വരും. 360-കൂടുതല്‍ അല്ലെങ്കില്‍ ചെയ്യേണ്ടുന്ന calculation-ന്റെ സ്ഥാനത്ത് മറ്റൊരു IF തുടങ്ങുന്നു. അതായത് മാര്‍ക്ക് 360-ല്‍ കൂടുതല്‍ അല്ലെങ്കില്‍ 300-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണോ എന്ന് ചെക്ക് ചെയ്യുന്നു.

300-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണെങ്കില്‍ "Second Class" എന്ന് ഫോര്‍മുല ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്ന സെല്ലില്‍ വരും. 300-ല്‍ കൂടുതല്‍ അല്ലെങ്കില്‍ അടുത്ത condition ചെക്ക് ചെയ്യുന്നു, അതായത് 210-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണോ എന്ന്.

210-ല്‍ കൂടുതല്‍ ആണെങ്കില്‍ "Third Class" എന്ന് ഫോര്‍മുല ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്ന സെല്ലില്‍ വരും.

ഇനി 210-ല്‍ കൂടുതല്‍ അല്ലെങ്കില്‍ "Failed" എന്നും വരുന്നു.

ഉദാഹരണം ഒരു വര്‍ക്ക് ഷീറ്റില്‍ കാണുക: ചിത്രത്തില്‍ മുകളില്‍ ഫോര്‍മുല ബാറില്‍ ഫോര്‍മുല കാണിച്ചിരിക്കുന്നു.










Microsoft Excel Advanced Topics