SUMIF function in Microsoft Excel

അക്കൗണ്ട്സിലും മറ്റും ജോലി ചെയ്യുന്നവര്‍ക്ക് പ്രത്യേകിച്ചും ഏറെ ഉപകാരപ്രദമായേക്കാവുന്നവയാണ്‌ Excel-ലെ എല്ലാ functions-ഉം. ചില functions-ഉം ചില commands-ഉം കാണുമ്പോള്‍ എനിക്ക് സംശയം തോന്നിയിട്ടുണ്ട് ഇതൊക്കെ ആര്‍ക്കെങ്കിലും ഉപകാരം വരുമോ എന്ന്‌. പക്ഷേ അങ്ങിനെ എനിക്ക് തോന്നിയിട്ടുള്ള പലതും പിന്നീട് എനിക്ക് ഉപയോഗിക്കേണ്ടി വന്നിട്ടുണ്ട്.

SUMIF. ഇത് ഒരു condition-ന്റെ അടിസ്ഥാനത്തില്‍ ഒരു range-ലെ numbers-ന്റെ sum കാണുന്ന function ആണ്‌.

SUMIF നമുക്ക് എങ്ങിനെയൊക്കെ പ്രയോജനപ്പെടുത്താം ?

കൊടുത്തിരിക്കുന്ന ചിത്രങ്ങളിലെ ഉദാഹരണങ്ങള്‍ (വിശദീകരണം സഹിതം) നോക്കി മനസ്സിലാക്കുക. വലരെ എളുപ്പമാണ്‌ എന്നാണ്‌ എന്റെ ഊഹം. എന്തെങ്കിലും സംശയം തോന്നിയാല്‍ comments-ലൂടെ ചോദിക്കാവുന്നതാണ്‌.

ഉദാഹരണം 1

ഈ function-ലേക്ക് നാം കൊടുക്കേണ്ടത് മൂന്ന് information ആണ്‌.

1.  Range - നമ്മുടെ Key Data ഉള്ള range ആണിത്‌.

2. Criteria - ഏത് condition-ന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ്‌ SUM കാണേണ്ടത് എന്ന്‌.

3. Sum_Range - Total കാണേണ്ട Range

അതായത് 1-ലെ range-ല്‍ find ചെയ്യുന്ന data-ക്ക് നേരേ ഉള്ള 3-ലെ  range-ലെ data-യുടെ sum കാണുന്നു.

അല്പം കൂടി വിശദമാക്കിയാല്‍ ഒന്നാമത്തെ ഉദാഹരണത്തില്‍: ഒന്നാമത്തെ Range-ല്‍ (C3:C8), *blt എന്ന condition ശരിയായി വരുന്ന items കണ്ടെത്തുന്നു,എന്നിട്ട് അതില്‍ ഓരോന്നിന്റെയും നേരേ രണ്ടാമത്തെ  Range-ല്‍ (D3:D8) ഉള്ള  values-ന്റെ (stock-ന്റെ) Total  കാണുന്നു. അത് function-ന്റെ result-ആയി display ചെയ്യുന്നു.

ഉദാഹരണം 2

* ? എന്നീ operators ഉപയോഗിച്ച് ഫലപ്രദമായ conditions എങ്ങിനെ ഉണ്ടാക്കാമെന്ന് കൂടി നോക്കാം. ഇവ മറ്റു പല commands-ലും ഉപയോഗം വരും.

* and ? Operators

Here * is the star. 

Find ചെയ്യേണ്ട value-ല്‍ ഏതെങ്കിലും ഭാഗത്തെ അക്ഷരങ്ങള്‍ നമുക്ക് അറിയില്ലായെങ്കില്‍ അവയ്ക്ക് പകരം *(asterisk) ഉപയോഗിക്കാം. * ചിഹ്നം എത്ര അക്ഷരങ്ങള്‍ക്കും പകരം നില്‍ക്കും.

ഇനിയിപ്പോള്‍ കൃത്യമായി എത്ര അക്ഷരങ്ങളാണുള്ളതെന്ന് നമുക്കറിയാമെങ്കില്‍ അത്രയും തവണ ? ഉപയോഗിക്കാം. ഉദാ:നമുക്ക് സെര്‍ച്ച് ചെയ്യേണ്ടത് Rahul എന്ന പേരാണ്, ആ പേര്‌ നമുക്ക്  ഓര്‍മ്മയുള്ളത് 5 അക്ഷരങ്ങളുള്ള വാക്കാണ്‌ എന്നും ആദ്യത്തെ അക്ഷരങ്ങള്‍ Ra എന്നാണെന്നും ആണെങ്കില്‍, നമുക്ക് സെര്‍ച്ച് criteria  ആയി  Ra??? എന്ന് കൊടുക്കാം. അതായത് അറിയാത്ത ഓരോ അക്ഷരത്തിനും പകരം ഓരോ ? സിംബല്‍ കൊടുക്കുന്നു.

criteria-യ്ക്ക് കൂടുതല്‍ ഉദാഹരണങ്ങള്‍

criteria എപ്പോഴും double inverted commas-നുള്ളില്‍ വേണം കൊടുക്കാന്‍, അല്ലെങ്കില്‍ പണി കിട്ടും, error messages !!

">=55" :: 55-ന്‌ തുല്യവും, വലുതുമായ സംഖ്യകളെ കണ്ടെത്തും "=0" പൂജ്യത്തിനു തുല്യമായവയെ കണ്ടെത്തുന്നു

"*hul" :: hul-എന്ന്‌ അവസാനിക്കുന്ന വാക്കുകള്‍ കണ്ടെത്തുന്നു

"ra??n"     :: ra-എന്ന് തുടങ്ങി, അതിനു ശേഷം ഏതെങ്കിലും രണ്ടക്ഷരങ്ങള്‍ക്ക് ശേഷം n-എന്ന് വരുന്ന വാക്കുകള്‍ കണ്ടെത്തുന്നു. (?? - സൂചിപ്പിക്കുന്നത് നമുക്ക് രണ്ട് അക്ഷരങ്ങള്‍ ഏതാണെന്നറിയില്ല എന്നാണ്‌, പക്ഷേ ഒരു കാര്യം ഓര്‍ക്കുക നമുക്ക് അറിയാത്ത അക്ഷരങ്ങളുടെ എണ്ണത്തിന്റെ കാര്യത്തില്‍ ഉറപ്പുണ്ടായിരിക്കണം, വെറും ഊഹമാണെങ്കില്‍ * തന്നെ ഉപയോഗിക്കുക. ഇനിയിപ്പോള്‍ രണ്ടക്ഷരങ്ങളല്ല ഇംഗ്ലീഷിലെ ഒരു അക്ഷരവും അറിയാത്തവര്‍ക്കും * ഉപയോഗിക്കാം, പുള്ളിക്കാരന്‍ സോഷ്യലിസ്റ്റാ.... ;-)